Overzicht

De directiesecretaresse voert ondersteunende en secretariële werkzaamheden uit. Hij of zij werkt voor en rapporteert functioneel aan een Board Member en hiërarchisch aan de Manager Board Support. De directiesecretaresse voert zijn/haar werkzaamheden zodanig dat de Board Member in staat wordt gesteld de eigen taak uit te voeren met een optimaal doelmatige en functionele aanwending van tijd en energie.


Doel van de functie is het zorgdragen voor een effectieve en efficiënte volledige secretariële ondersteuning van de Board Member op business unit niveau.


Taken en verantwoordelijkheden


Communicatie



  • Draagt zorg voor het overbrengen van instructies en wensen van het Board Member naar verschillende belanghebbende functionarissen en/of afdelingen;

  • Ontvangt en screent inkomende telefoongesprekken ten behoeve van het Board Member en beslist over al dan niet doorverbinden afhankelijk van de aard, het doel en het verzoek van het gesprek;

  • Verzorgt e-mail verkeer, beheert mailbox Board Member.

Planning en agendabeheer



  • Plant, agendeert, coördineert en bewaakt afspraken van het Board Member en attendeert op de nakoming ervan;

  • Maakt hotel- en reisreserveringen voor het Board Member en eventueel voor key-employees, rekening houdende met aangegeven planning van zakelijke afspraken en reisschema’s;

  • Draagt zorg voor de ontvangst en verzorging van gasten;

  • Organiseert interne en externe vergaderingen en bijeenkomsten.

Correspondentie



  • Selecteert de interne en externe post voor het Board Member en brengt daarbij een prioriteitsvolgorde aan;

  • Beantwoordt routinecorrespondentie welke geen speciale aandacht van het Board Member vereist en stemt dit af met Board Member;

  • Verzorgt en beheert de correspondentie van de Board Member aan de hand van aanwijzingen;

  • Bereidt correspondentie in concept voor en legt deze voor ter goedkeuring en ondertekening aan het Board Member;

  • Controleert en corrigeert zelfstandig teksten op correcte spelling en formulering;

  • Voert correspondentie in het Nederlands, Engels en Duits.

Informatieverwerking en -beheer



  • Beheert correspondentie- en documentatie-archief, dossiers en dergelijke, waaronder veelal vertrouwelijk materiaal;

  • Verstrekt op verzoek van het Board Member gegevens aan anderen;

  • Verzamelt gegevens ten behoeve van vergaderingen, notuleert, zorgt voor de verslaglegging en distributie van stukken en initieert en bewaakt eventuele vervolgacties;

  • Verzamelt op aanwijzing van Board Member informatie bij externe of interne instantie;

  • Registreert vrije dagen en vakantie in geëigend systeem;

  • Verwerkt facturen in geëigend systeem (SAP).

ForFarmers, Europees marktleider in de veevoerindustrie, speelt een vitale rol in een dynamische wereld: de voedselproductieketen. Meer informatie te vinden op www.forfarmers.nl

YER Support Professionals bemiddelt sinds 2007 een nieuwe generatie hoogopgeleide project- en managementondersteuners. Op tijdelijke en permanente basis recruiten wij door heel Nederland o.a. managementassistenten, officemanagers, PA’s, executive assistants, projectassistenten en directiesecretaressen.


Voor ForFarmers in Lochem komen wij graag in contact met een fulltime directiesecretaresse. Het gaat om een permanente functie waarbij je direct in dienst gaat bij ForFarmers. YER Support Professionals voert de werving op exclusieve basis uit.


  • HBO werk- en denkniveau;

  • Minimaal 5 jaar ervaring in een secretariële functie;

  • Fulltime beschikbaar;

  • Kennis van en ervaring met Microsoft Office (met name Word, Excel en PowerPoint);

  • Goede communicatieve en schriftelijke vaardigheden in zowel Nederlands, Engels als Duits;

  • Planmatig en secuur kunnen werken;

  • Omgaan met vertrouwelijke informatie;

  • Representatief.

Vacature type:
Categorie: Customer Support / Client Care
Ervaring: Full-time

Apply for job