De rol
Functieomschrijving
Een helder overzicht van de functie, werkomgeving en belangrijke details.
Dit ga je doen
Het Ministerie van Justitie en Veiligheid werkt planmatig toe naar een steeds volwassener informatiehuishouding. Tegelijkertijd is de hoeveelheid digitale informatie de afgelopen jaren sterk toegenomen. Binnen het ministerie bevinden zich omvangrijke onbeheerde documentcollecties, met name op netwerkschijven. Het ministerie zoekt een analytische recordmanager die een directe en zichtbare bijdrage wil leveren aan duurzaam toegankelijk, vindbaar en beheerd maken van informatie.
Je belangrijkste taken zijn:
De (medior) recordmanager is de inhoudelijk expert op het gebied van informatiebeheer- en archiveringswerkzaamheden en de daarvoor beschikbare tooling. Je beoordeelt documenten op archiefwaardigheid, voert analyses uit op netwerkschijven, ondersteunt bij migraties naar DigiJust en draagt bij aan het wegwerken van digitale archiefachterstanden. Daarbij werk je nauw samen met de senior adviseurs en lever je vakinhoudelijke input. Daarnaast ondersteun je organisatieonderdelen bij het gebruik van beschikbare tooling voor documentbeheer.
In jouw brief horen we graag in max. 400 woorden hoe jij bent omgegaan met onbeheerde documentcollecties. Maak daarin zo SMART mogelijk wat jouw rol, bijdrage en resultaat precies was.
- Uitvoeren van operationele werkzaamheden gericht op het wegwerken van digitale archiefachterstanden binnen organisatieonderdelen van JenV.
- Praktisch en vakinhoudelijk adviseren van de senior medewerkers over informatiebeheer, archivering, bewaartermijn en dossiervorming.
- Signaleren van verbeterkansen en bijdragen aan de kwaliteit en verdere ontwikkeling van de dienstverlening.
- Het ondersteunen van taakorganisaties in het gebruik van de beschikbare tooling van het Dienstencentrum.
Hier kom je te werken
Meer over Dienstencentrum - AIV
Het Dienstencentrum zorgt ervoor dat medewerkers van het bestuursdepartement ongestoord kunnen werken. Centraal staat ondersteuning bij en advisering over verschillende dienstverleningsdomeinen zodat er geen zorgen zijn over ict, inkoop, informatievoorziening, huisvesting, meubilair, catering, post of een schone werkomgeving. Je werkzaamheden worden uitgevoerd vanuit de afdeling Relatie- en Informatiemanagement binnen het Dienstencentrum.
Het Dienstencentrum werkt dienstgericht. Er zijn op dit moment zes diensten: Facilitaire werkomgeving, Digitale werkomgeving, Informatiehuishouding, Inkoop en Identity & Accessmanagement. Een dienst is een samenwerkingsverband van collega’s uit verschillende afdelingen en directies om zo over de kolommen heen vanuit verschillende invalshoeken meer samen te werken om de dienstverlening verder te optimaliseren.
Team AIV
Het team Advies Informatievoorziening is onderdeel van de afdeling Relatie- en Informatiemanagement. We verzorgen de ondersteuning van het digitaal zaakgericht werken in het documentmanagementsysteem DigiJust (FileNet). Die ondersteuning doen we ook voor andere applicaties die gebruikt worden binnen onze informatiehuishouding (voor samenwerken, digitaal vergaderen, vinden van informatie, electronisch ondertekenen, etc.)
Gebruikers kunnen bij ons terecht met concrete vragen en voor instructies, maar ook voor advies om de informatiehuishouding beter op orde te krijgen. Daarnaast zijn onze recordmanagers verantwoordelijk voor het duurzaam toegankelijk houden van archiefwaardige informatie, zowel in papieren als digitale vorm. Wij bieden ondersteuning bij grote informatieverzoeken en bij archiefonderzoek.
Over Ministerie van Justitie en Veiligheid
Wij werken aan een veilige en rechtvaardige samenleving voor iedereen. Mensen moeten in vrijheid kunnen samenleven. Met de juiste balans tussen hoofd en hart kijken wij naar waar de vrijheid van de één ophoudt en die van de ander begint.
Recht en veiligheid raken mensen. Door te luisteren zijn we zorgvuldig, daadkrachtig en open over onze afwegingen. Want iedereen moet kunnen vertrouwen op rechtvaardigheid.
Samen met honderdduizend collega’s bij tal van organisaties staan we midden in de maatschappij. Helpen we allerlei vormen van onrecht en criminaliteit te voorkomen. Zetten we ons in voor de bescherming van de samenleving en het individu. Handhaven we met de menselijke maat. Zorgen we voor toegankelijke rechtspraak.
Wij zijn het ministerie van Justitie en Veiligheid. Met recht voor iedereen.
Wij geloven dat medewerkers het beste tot hun recht komen in een inclusieve werkomgeving waar respect, samenwerking en aandacht voor individuele kwaliteiten en ontwikkelmogelijkheden voorop staan. Wij willen dat iedereen bij JenV zich welkom en gewaardeerd voelt, ongeacht zijn of haar achtergrond of voorkeur. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure.
Ministerie van Justitie en Veiligheid
Bijzonderheden
Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega’s is voor het ministerie van groot belang. Daarom is voor deze functie een screening en verklaring van geen bezwaar (niveau) B vereist.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Er zijn twee plekken beschikbaar voor deze vacature. Voor één plek is een gerede kandidaat.