Managementondersteuner; tijdelijke functie ivm zwangersschapsverlof

Het is maandagochtend. De agenda van de directeur wijzigt nog voor de eerste vergadering begint. Er komt een extra overleg bij, een externe afspraak moet worden verplaatst en ondertussen belt een collega met een vraag over de onboarding van een nieuwe medewerker. Jij houdt het overzicht, past de planning aan en zorgt dat iedereen weet waar hij aan toe is.

Voor Directie I zoeken wij een managementondersteuner. Je ondersteunt de directeur en zorgt dat de dagelijkse werkzaamheden goed en soepel verlopen. De directie is volop in ontwikkeling. Dat maakt het werk afwisselend en soms druk, maar ook interessant. Processen worden ingericht, samenwerking krijgt vorm en er is ruimte om mee te denken in hoe het werk wordt georganiseerd.

Wat ga je doen?

Je vervangt deze maanden de directie secretaresse i.v.m. een zwangerschapsverlof. Als managementondersteuner ben je verantwoordelijk voor uitvoerende en ondersteunende werkzaamheden. Je hebt zichtbaar en hebt coördinerende taken Je werkt volgens bestaande kaders en procedures en zorgt dat afspraken, overleggen en processen goed zijn georganiseerd. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

Wanneer kan het druk zijn?

Het werktempo kan toenemen bij:

Juist op die momenten is het belangrijk dat je overzicht houdt, duidelijk communiceert en prioriteiten stelt.

• beheren van agenda’s en plannen, verplaatsen en voorbereiden van afspraken;
• ondersteunen van de directeur;
• registreren van personele mutaties;
• ondersteunen bij on- en offboarding van medewerkers en stagiaires;
• administratieve afhandeling van werving- en selectieprocedures;
• eerste aanspreekpunt zijn voor interne medewerkers en externe contacten;
• verrichten van representatieve en secretariële werkzaamheden;
• reserveren van vergaderlocaties en regelen van faciliteiten;
• je hebt een actieve rol in de voorbereiding en uitvoering van interne en externe activiteiten;
• bijdragen aan de maandelijkse nieuwsbrief;
• coördineren van werk en samenwerken met de andere managementondersteuners binnen Directie I en elkaar vervangen waar nodig;
• wijzigingen in MT-agenda’s op korte termijn;
• periodes met veel overleggen of besluitvorming;
• instroom van nieuwe medewerkers (onboarding);
• organisatie van bijeenkomsten of directie brede activiteiten;
• afwezigheid van collega-managementondersteuners;

Meer over Secretariaat

Directie I is een jonge directie binnen OCW. Er wordt doorlopend hard gewerkt aan het neerzetten van een goede structuur en samenwerking. Dat vraagt om flexibiliteit en meebewegen, maar zorgt ook voor een prettige dynamiek. De werksfeer is open, collegiaal en professioneel. Collega’s zijn toegankelijk en helpen elkaar. Managers zijn benaderbaar en staan open voor overleg en afstemming.

Secretariaat

Over Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) werk je aan een slim, vaardig en creatief Nederland. Waar mensen zichzelf kunnen en mogen zijn, waar iedereen mee kan doen en waar je de vrijheid hebt om jezelf te ontwikkelen en te uiten. Bij ons werk je aan gelijke kansen, zodat al het talent in Nederland kan bloeien. Van de handigste handen tot de knapste koppen. OCW wil dat iedereen een actieve en unieke bijdrage kan leveren aan onze samenleving. Zodat deze open, vrij en vitaal blijft. Nu en later. Elke dag werken we samen aan de toekomst van Nederland. Ieder vanuit expertise en eigenheid. Met oog voor vandaag en aandacht voor morgen. Onze bewindspersonen bepalen hierin de koers. En wij zorgen voor een stevige basis waarop we voort kunnen bouwen. Naast jouw talenten, ervaring en motivatie maken ook verschillende aspecten van jouw identiteit onze organisatie rijker, innovatiever en leuker. Talent als basis, diversiteit als kracht.

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Voor deze vacature

Algemeen

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

• De selectiegesprekken vinden plaats op werkdagen op ons kantoor in Den Haag.
• De donderdag is de vaste teamdag op kantoor.
• We streven er naar om binnen één week na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Geef vooral aan waarmee we jou kunnen assisteren bij een succesvolle kennismaking.